Worauf Sie beim Vertrieb von Waren und Dienstleistungen achten sollten

 

Mitarbeitende schliessen Verträge ab – wie binden sie das Unternehmen?

Lukas Züst

Wer für ein Unternehmen Verträge abschliessen kann, bestimmt sich nach dessen Unterschriftenreglung. Gewisse Zeichnungsberechtigungen ergeben sich direkt aus dem Handelsregister, andere können nur intern festgehalten werden. Vorsicht ist namentlich dann geboten, wenn eine gelebte Praxis nicht den offiziellen Unternehmensrichtlinien entspricht.

Da Unternehmen nicht für sich selber handeln können, muss ihre Vertretung explizit geregelt werden. Dies geschieht über die Errichtung standardisierter Vertretungsberechtigungen. Die weitgehendste Zeichnungsberechtigung ist die Generalvollmacht (sog. Vollunterschrift). Wer Vollunterschrift führt, kann das Unternehmen bei allen Rechtsgeschäften rechtsgültig verpflichten. Die Generalvollmacht muss im Handelsregister eingetragen sein. Dort ebenfalls eingetragen werden kann die sog. Prokura. Der Prokurist ist befugt, alle Rechtshandlungen vorzunehmen, die der Zweck des Unternehmens mit sich bringt. Dies umfasst auch nichtalltägliche Geschäfte (z.B. Prozesse führen oder die Kreditaufnahme). Zusätzlich können Unternehmen weiteren Mitarbeitenden Handlungsvollmachten erteilen. Die sog. Handlungsvollmacht i.e.S. erlaubt den jeweiligen Mitarbeitenden, alle Geschäfte abzuschliessen, die der Betrieb gewöhnlich mit sich bringt. Zum Abschluss aussergewöhnlicher Geschäfte befähigt sie hingegen nicht und sie kann auch nicht im Handelsregister eingetragen werden.

Die Zeichnungsberechtigungen können vom Unternehmen eingeschränkt werden. Bei Generalvollmacht und Prokura können Beschränkungen auf Kollektivunterschrift und auf den Geschäftskreis einer Zweigniederlassung (Filialprokura) direkt im Handelsregister eingetragen werden. Sämtliche Zeichnungsberechtigungen können zudem unternehmensintern beliebig eingeschränkt werden (z.B. auf bestimmte Geschäftsbereiche oder einen Maximalbetrag).

In der Praxis stossen diese formellen Regeln jedoch an Grenzen. Im Rechtsverkehr sind gutgläubige Geschäftspartner nicht dazu verpflichtet, nachzuprüfen, ob der unterzeichnende Mitarbeitende tatsächlich befugt ist, den entsprechenden Vertrag einzugehen. Sie können vielmehr darauf vertrauen, dass die Mitarbeitenden mit der für ihre Funktion notwendigen Vertretungsmacht ausgestattet sind. Entscheidend ist der Anschein, der gegen aussen vermittelt wird. So wird man bei einem Vertriebsmitarbeitenden davon ausgehen dürfen, dass er Verträge mit Lieferanten abschliessen kann (sog. Anscheinsvollmacht). Hingegen wird man nicht erwarten können, dass er Unternehmensliegenschaften verkaufen darf. Ein solcher Anschein wird gleichermassen ausgelöst, wenn ein Unternehmen Kenntnis davon hat, dass Mitarbeitende ohne Vollmacht als Zeichnungsberechtigte auftreten, aber nichts dagegen unternimmt (sog. Duldungsvollmacht).

Die rechtlichen Konsequenzen einer solchen gelebten Unterschriftenpraxis können erheblich sein. Vertragsabschlüsse im Rahmen von Anscheins- und Duldungsvollmachten sind rechtswirksam und für das Unternehmen verbindlich. Das Überschreiten von Vollmachten kann zwar intern sanktioniert werden, an der Aussenwirkung der unautorisierten Handlungen ändert dies aber nichts. Um Risiken zu vermeiden, sind Zeichnungsberechtigungen stets klar und verbindlich zu regeln. Zentral ist dabei, dass die entsprechenden Regeln intern bekannt gemacht und konsequent umgesetzt werden.

Verträge leben durch die Handlungen der Mitarbeitenden
Was für den Abschluss von Verträgen gilt, gilt auch für deren Umsetzung. Die tagtägliche Erfüllung der vertraglich fixierten Verpflichtungen obliegt den Mitarbeitenden. Auch in diesem Bereich darf der Einfluss des gelebten Geschäftsalltags nicht unterschätzt werden.

Verträge kommen durch übereinstimmende gegenseitige Willenserklärungen zustande. Was oft vergessen wird: unter den gleichen Voraussetzungen können sie auch geändert werden. Als Willenserklärungen gelten nicht nur ausdrückliche Äusserungen, sondern auch konkludentes Verhalten. Wird im Vertrag z.B. Rechnungsbegleichung auf Ende Monat vereinbart, die konkreten Zahlungen aber über längere Zeit und beanstandungslos erst anfangs des folgenden Monats geleistet, so wird man u.U. von einer dahingehenden, verbindlichen Vertragsanpassung ausgehen müssen. Dies vermag auch ein vertraglicher Vorbehalt, wonach Anpassungen nur schriftlich möglich sind, nicht zu verhindern. Gemäss Bundesgericht ist ein Verzicht auf eine zum vorneherein vorbehaltene Schriftform nämlich anzunehmen, wenn die vertraglichen Leistungen trotz Nichteinhaltung der Form vorbehaltlos erbracht und angenommen werden. Auch in diesem Bereich ist daher angezeigt, Vertragsinhalt und –pflichten klar zu kommunizieren und konsequent umzusetzen.

Richtlinien erlassen & Mitarbeiter schulen
Generell bedingt der ordnungsgemässe Geschäftsbetrieb die kontinuierliche Sensibilisierung der Mitarbeitenden betreffend potentieller Risiken. Im Vertrieb, wo die Mitarbeitenden häufig im Namen des Unternehmens mit Dritten in Kontakt treten, sind die Themen Datenschutz, Kartellrecht und Korruption von Bedeutung.

Zur Umsetzung sind entsprechende Richtlinien zu erlassen. Dabei ist auf klare und einfache Sprache zu achten. Zentrale Herausforderung ist nicht der Erlass, sondern die Implementierung dieser Regeln. Das schlichte Aufhängen eines Merkblatts genügt wohl nicht, auch das Abhalten von Sitzungen ist aufwendig und zeitintensiv, gefragt sind innovative Ansätze. Eine Möglichkeit sind Schulungen über individuelle Computer-Kurse. Diese Tools können mit Kontrollfragen verbunden werden und ermöglichen dem Unternehmen, die Wahrnehmung seiner Schulungspflichten auf einfache Art nachzuweisen.

Treffen Sie Lukas Züst an der Tagung Recht im Vertrieb 2018.